Gestión Documental

Gestión Documental

Programa de Gestión Documental Automatizado

Empoderamiento y desarrollo institucional desde el óptimo manejo de documentos, organización de archivos y la implementación de todos los componentes y herramientas de la política y normatividad archivística nacional. Formulación de los Sistemas Integrados de Conservación, SIC, a partir de los diagnósticos integrales de la función archivística institucional (Estudio diagnóstico del estado del arte o situación real de los archivos de la entidad). Consultorías especializadas en Patrimonio Histórico Documental y Cultural de los pueblos.

Implementación de Archivos Central e Histórico o General del Municipio

Suministro de materiales archivísticos y de oficina, muebles, equipo y estantería para depósitos de archivo, computa-dores y programas de cómputo para la gestión documental y servicios de información. Construcción, actualización y aplicación de Tablas de Retención Documental, TRD, y Tablas de Valoración Documental, TVD, automatizadas desde software o plataforma de Gestión Documental Automatizada integral y autónoma. Efectiva participación y apoyo a la consolidación del Patrimonio Histórico Documental de los municipios del nororiente colombiano.

Implementación de Programas de Gestión Documental Automatizados, PGDA, con la plataforma ITINDRO, con la cual se automatizan las TRD, la Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales (unidad de correspondencia) y los inventarios documentales, entre otras funciones archivísticas institucionales.

Asesoría conceptual y técnica para la implementación y desarrollo de los sistemas integrales de archivos en las entidades públicas y privadas sujetas a Ley de Archivos.

Empoderamiento de programas de gestión documental institucionales y su vinculación con MECI y CALIDAD.

Programas de capacitación de funcionarios y personal responsable de la Gestión Documental.

Recuperación y organización de fondos y series documentales acumulados para la implementación de los Archivos Central e Histórico.

Implementación de archivos históricos institucionales, como del Archivo General del Municipio.

Implementación de la Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales (unidad de correspondencia) automatizada.

Construcción y aplicación de Tablas de Retención y Valoración Documental Automatizadas, TRD y TVD.

Implementación de sistemas de información digital como el Archivo Histórico servido en la Web, sistemas de información contractual digitales (Archivo de Contratación Digital), historias laborales e historias clínicas organizadas en medio físico como digital.

Asesoría conceptual y técnica para la formulación de planes y acciones del Sistema Integral de Conservación, SIC, ejecución del Sistema de Transparencias Documentales, tanto primarias como secundarias, y verificación de los programas de conservación preventiva de documentos en el marco de los PGD institucionales.

Organización e implementación de archivos pedagógicos, educativos y parroquiales o eclesiásticos.

Desarrollo e implementación de software especializado para Gestión Documental Automatizada, administración y servicio electrónico de comunicaciones oficiales y servicios de acervos documentales.

Asesoría e implementación de Gestión de Deposito para todo tipo de archivos en el marco del ciclo vital de los documentos, tal como la normatividad archivística lo exige.

Empoderamiento de la Política Archivística Institucional y Territorial, Comité de Archivo, formulación de actos administrativos, documentos y herramientas archivísticas: PGD, PINAR, SIC, planes de acción, Plan Integral de Conservación Documental, TVD, guías, manuales y reglamentos de comunicaciones y archivos.

Elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos Institucionales: Estado del arte del PGD y conservación de documentos.

Profesional en Historia	Historiador, documentalista, investigador del patrimonio cultural, paleógrafo y diplomático.	Dirección general de proyectos archivísticos, investigador del Patrimonio Documental, valoración crítica de la gestión documental, asesoría y consultoría estatal y empresarial. Formulación de documentos, construcción de TRD y TDV. Nivel asesor y directivo.
Profesional en Ingeniería de Sistemas y telecomunicaciones	Ingeniero desarrollador de software.	Desarrollo e implementación de software en lenguajes de programación dirigidos a la creación de plataformas web y sistemas de información especializados. Soporte de plataformas digitales.
Ingeniero Informático y de Sistemas	Ingeniero de Sistemas o Informático.	Soporte informático e implementación de sistemas de información digital y medios de consulta automatizados. Digitalización de documentos e implementación de sistemas de información.
Profesional en Ciencias Administrativas, contables y financieras	Administrador de Empresas, Contador Público.	Coordinación de proyectos. Jefatura de talento Humano. Supervisión de procesos y aseguramiento de la calidad. Contabilidad e informes financieros y fiscales.
Técnico y/o Tecnólogos Profesional en Archivística o en Ciencias de la Información y la documentación	Técnicos y /o Tecnólogos Profesionales en Archivística.	Ejecución de procesos técnicos archivísticos y bibliotecológicos. Organización de Archivos. Inventarios documentales. Recuperación y organización de series documentales acumuladas. Aplicación de TRD y TVD. Implementación de Programas de DG. Descripción documental y construcción de bases de datos en Sistemas de Información.
Técnicos en Archivo y/o Técnicos en Gestión Administrativa	Auxiliares de Archivo. Auxiliar Administrativo.	Procesos técnicos en organización de archivos. Auxiliares de Oficina. Auxiliares en Servicios Generales. Múltiples servicios operativos.

Programa de Gestión Documental Automatizado

Implementación de Archivos Central e Histórico o General del Municipio

EQUIPOS DE COMPUTO Y SOFTWARE ITINDRO

CARPETAS TIPO SOBRE O LEGAJO DE CUATRO ALETAS

ESTANTERÍA METÁLICA ABIERTA O RODANTE

CAJAS PORTADOCUMENTOS

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