Componentes del Programa de Gestión Documental Automatizado

TRD= Tablas de Retención Documental AUTOMATIZADAS

Herramienta básica y taxativa que organiza, codifica y retiene las series documentales que produce la entidad. Listado orgánico de las series, subseries y tipologías documentales, definiendo sus tiempos de retención, transferencia y procedimientos finales a aplicar. Garantiza la organización, conservación y manejo adecuado de los documentos.

PGDA= Programa de Gestión Documental Automatizado

Constitución, generación o producción de expedientes en medio digital. Proyección, trámite, circulación, administración y consulta digital de los expedientes en la gestión administrativa y gubernativa de la función pública y privada bajo la aplicación de una plataforma informática especializada.

AC= Archivo Central

Recuperación y organización de series documentales acumuladas para la constitución sistemática del centro de información documental de la entidad, el Archivo Central con sus medios de consulta automatizados. Centro de documentación especializado, fundamento y soporte para la toma de decisiones con sus medios de consulta.

IUGD= Inventario Único de Documentos de Gestión

Aplicativo del acuerdo 042 de 2002. Relación secuencial de los expedientes generados en las oficinas productoras, debidamente codificados, descritos y localizados en sus unidades de conservación documental como en su gestión de depósito. El IUDG es un medio de consulta indispensable en los archivos de gestión.

VUCO= Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales

Unidad administra y operativa que procesa, registra y circula las comunicaciones oficiales en la entidad. Aplica las Tablas de Retención Documental desde la recepción y distribución de las comunicaciones como desde su gestión, enrutado y circulación en la gestión documental. Cara y ventana de la entidad ante la sociedad y ante el mundo.

STD= Sistema de Transferencias Documentales

Organización de series documentales acumuladas en los despachos y oficinas productoras para ser transferidas al Archivo Central, tal como lo definan las Tablas de Retención Documental, TRD. Salida ordenada, secuencial y sistemática de los expedientes de las dependencias, año a año, hacia el Archivo Central donde son asimilados y vinculados a sus inventarios y programa de servicio archivístico.

TVD= Tabla de Valoración Documental

Listado orgánico de las series documentales existentes en el Archivo Central sujetas a valoración histórica. Define las transferencias secundarias del Archivo Central al Archivo Histórico para conservación definitiva como patrimonio histórico documental de la institución, de la región y la Nación.

UHL= Unidad de Historias Laborales

Aplicativo de la Circular 04 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, donde se establece la organización, administración, manejo y servicio de las historias laborales de los individuos vinculados laboralmente a la entidad. Serie documental de alto valor que configura una Unidad de Información especializada e informatizada.

AAA= Administración y actualización automatizada de las Tablas de Retención Documental

Módulo y funcionalidad específica en la Gestión de la TRD automatizada para usuario administrador, quien tendrá la competencia y responsabilidad de coordinar la administración, aplicación, actualización y dinamización de la TRD en la entidad.

DPAI= Documentos de la Política Archivística Institucional

Formulación de los documentos de implementación de la función archivística en la entidad, como son: el PGD, el PINAR, Guías, Reglamentos y Manuales de comunicaciones y Archivos a nivel institucional, publicados como documentos o archivos abiertos de consulta pública.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AUTOMATIZADO

 

 

Las alcaldías, entidades del Estado y empresas públicas y privadas con funciones públicas sujetas a Ley General de Archivos suelen presentar dificultades o no conformidades en el manejo de sus archivos como en sus procesos de Gestión documental, con lo cual se les pueden generar complicaciones administrativas como fiscales y disciplinarias. A continuación se presenta un esquema o abanico de soluciones frente a problemáticas, carencias y debilidades en la implementación de todos los instrumentos y herramientas taxativas de la Archivística Pública como Política de Estado:

  1. Software especializado y personalizado como plataforma informática para la Gestión Documental Automatizada, licencia de uso vitalicio, con la cual se automatizan todas las herramientas, componentes y aplicativos de Ley General de Archivos, como son: TRD, Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales, Inventarios Documentales, Sistema de Transferencias Documentales, entre otras funciones archivísticas.
  2. Construcción y/o actualización de las Tablas de Retención Documental para su aplicación automatizada desde la Plataforma de GDA.
  3. Implementación de la Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales Automatizada para su administración, circulación y servicio electrónico.
  4. Formulación, divulgación y aplicación de los documentos, instrumentos y herramientas de la Política Archivística Institucional, como son: PGD, PINAR, TVD, SIC/PICD, Reglamento de Archivo y Comunicaciones, Cuadro Maestro de Documentos, Guías y Manuales propios de la Función Archivística Institucional, entre otros.
  5. Construcción e implementación de sistemas de información archivística digital para servicio integral en medios o ambiente Web: Digitalización para servicio electrónico del Sistema de Contratación, de la Unidad de Historias Laborales de la entidad, Unidad de Historias Clínicas, o cualquier otro sistema de información digital especializado que se requiera para modernizar y optimizar la función archivística como la misma Gestión Administrativa y de servicios institucionales.
  6. Suministro de equipos y materiales para la Gestión Documental Integral en todas las etapas del Ciclo Vital de los documentos: Unidades de conservación o almacenamiento reglamentarias, estantería abierta o rodante para Gestión de Depósito, materiales e insumos para la organización de fondos y series documentales acumulados, constitutivos de los archivos Central e Histórico.

    1. Construcción y aplicación de las Tablas de Valoración Documental sobre acervos documentales susceptibles de ser valorados como históricos, para su definición y declaración como Patrimonio Histórico Documental de las entidades como de los pueblos y sus unidades territoriales.
    2. Recuperación y Organización de fondos y series documentales acumuladas para la implementación del Archivo Histórico Institucional o de los Archivos Históricos Municipales o Generales del Municipio.
    3. Asesorías, capacitación y entrenamiento del personal responsable de la Gestión documental de la entidad, tanto en archivística física como digital o informatizada, en todos los niveles del Ciclo Vital de los documentos, como en la aplicación de las herramientas, instrumentos y procedimientos archivísticos conducentes a la modernización y optimización de la función archivística institucional.
    4. Diseño e implementación de Gestión de Depósito archivístico reglamentario, acorde con la normatividad vigente como con los preceptos, conceptos y procedimientos definidos para los Sistemas Integrales de Conservación, SIC. Acuerdo 006 de 2014.
    5. Servicios especializados de digitalización para la constitución de Sistemas de Información digital, así como sistemas de soporte y seguridad de archivos digitales. Implementación de servicio de información WEB, fundamentos informáticos y archivísticos para realización de las tendencias Cero Papel y Gobierno en Línea.
    6. Otros Servicios: Diseño y estructuración de páginas web. Servicio de datos abiertos en la web de la entidad. Producción y edición de textos y publicaciones seriadas. Investigación histórica, social y antropológica para la producción y edición de Historia Municipal Ilustrada. Investigación y divulgación cultural.

Somos una empresa especializada en la organización de Archivos de Gestión, Centrales e Históricos, como en el empoderamiento y modernización de la función archivística institucional a partir de la implementación de Programas de Gestión Documental Automatizados integrales. Rigor, seriedad, cumplimiento y alta calidad en nuestros trabajos y servicios, respaldados con la satisfacción plena de nuestros clientes durante más de veinte años de experiencia, así como en un formidable equipo de profesionales.
Descripción de Aplicativo ITINDRO: Programa de Gestión Documental Automatizado, PGDA

ITINDRO es una plataforma informática que automatiza la Gestión Documental en la entidad pública o privada con funciones públicas, a partir de la automatización de las TRD, la Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales, los inventarios documentales en todo el Ciclo Vital de los documentos, automatiza el Sistema de Transferencias Documentales, tanto primarias como secundarias, automatiza los medios de consulta de los archivos Central e Histórico, los formatos y herramientas de registro y control de documentos, incluso el Formato Índice de Documentos de Consulta Reservada y Restringida, entre otras tareas de la Función Archivística Institucional. Es en esencia el PGDA de la Entidad.