Este instructivo comprende dos partes: la primera, PARTE I OFICINA PRODUCTORA: identifica la oficina y la segunda, PARTE II - UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) describe las características de cada Unidad Documental producida por dicha oficina.
Parte I. Nombre de la oficina
Parte II Unidad Documental
Deben registrarse los usuarios internos (administración) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la consulta.
Central _______ Histórico _______ Otros ________ ¿cuáles? __________
Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad. Es decir, de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias.
¿Con qué frecuencia?
¿Qué años?
Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y años consultados.
Debe anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso, circulación y conservación de la Unidad Documental como paso y / o copias innecesarios, falta de claridad en la ejecución de procedimientos y funciones.
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